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【RFP作成の作り方①】RFP作成の流れ

RFPとは

RFPとは何かということですが、

まず、RFP(提案依頼書:Request For Proposal)とは何かということですが、 システム開発・委託を予定しているユーザー(発注者)が、 開発依頼先となるベンダー(システム開発会社)を見つけるために作成する、 必要としているシステムの概要や予算、その他条件が記載された文書を指します。

ポイントとしては、

- どんなシステムを (概要、要求)
- いくらで (予算)
- いつまでに (スケジュール)

がコンパクトに整理されていることが重要です。

近年では大手企業や政府系等では、 そシステム部門や、企画部などが中心となって、 RFPを作成することが一般的になってきております。

それでは、今回はRFP作成の大きな流れを説明していきます。 RFPにどんな内容を記載すべきかと言った点は、 次回説明します。

RFP作成のプロセス

それでは、RFP作成はどのようなプロセスで構成されるでしょうか。 システム開発全体の中で位置づけも含めて確認しましょう。

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RFPが作成されるのは、 システム構想・企画フェイズと呼ばれる システム開発の最初のフェイズになります。 さらに、RFP作成は以下のプロセスに分割されると考えて下さい。

1 リサーチ
2 RFP作成
3 提案依頼
4 提案評価

1.リサーチ

まずは、システム構想・企画が行われたところで、 リサーチ(情報収集)を行います。

これは、社内向け、社外向けそれぞれ行われます。 社内向けでは、実際の利用者であるエンドユーザーに向けて、 ヒアリングを行い、要望を吸い上げます。

また、ポイントとしては、現行システムでの感想や改善要望を 各員すると、要望が整理しやすいです。

社外向けでは、 インターネットや各種セミナー・展示会などで 依頼するベンダーの候補や、同業他社の動向や、 また、技術的なトレンドなども可能な範囲で調べておきます。 そして、社内システムではなく、外に向けたBtoCサイトなどでは、 マーケット分析も行います。

また、ベンダー(システム開発会社)に対してRFI(情報提供依頼書:Request For Information)を提示することもあります。 RFIを作成する際は、要求を明確にして、その要求を実現するための技術や、 それに必要な予算等の情報を得られるように、質問形式にします

2.RFP作成

リサーチで収集した情報をもとに、 RFPの作成を行っていきます。 RFPは冒頭の3つの要素を満たすように、 網羅的に記述します。 RFPに盛り込むべき内容、書き方の詳細については 次回、説明します。

3.提案依頼

RFPの作成が終わると、それを 候補となっているベンダーに送付し、提案を依頼します。

送付するベンダーの数については、 経験的には、3〜5ぐらいが適切でしょう。 (もっと言うと、それぐらいの数に絞れるようにリサーチの段階で、 情報収集する必要があります)

多数のベンダーに対して、送付するようなケースがありますが、 多くなればなるほど、提案評価の作業で苦労しますので、 そのことに留意する必要があります。

4.提案評価

提案依頼に対して、ベンダーより提案書を受領し、 プレゼンテーションをしてもらいます。

提案書、プレゼンテーションの内容から、 提案を最終的に評価することになります。

評価に当たっては、提案評価書などを社内向けに作成し、 社内レビューを行うのが一般的です。