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RFP作成の4つのメリット

はじめに

最近では、システム開発に先立って、 RFP(提案依頼書:Request For Proposal)を作成することが多くなりました。 RFPをうけとったベンダーはこれをもとに、提案書を作成することとなります。

ただし、RFPの作成は相応の労力が発生します。 RFPを作成せずとも、ベンダーの営業を呼び出して、 口頭で要件を伝えることでも、提案書を作成して持ってきてくれるでしょう。

それではRFPを作成するメリットとはなんでしょうか? 今回はそのメリットを考えてみたいと思います。

メリット1.社内におけるシステム投資の方針を明確にし、合意を形成する

これから始まるであろう、システム開発プロジェクトの成功は、 システム部門・担当者だけの力でなし得るものではありません。 実際の利用部門であるエンドユーザーや、経営者の強いコミットメントがあって、 初めて成功の確率が上がってきます。

RFPを作成するタイミングで、関係者に十分ヒアリングや、 プロジェクト協力の根回しをすることで、 スムースにプロジェクトの協力体制を構築できるでしょう。

メリット2.ベンダーの提案のレベルを上げる

RFPによって、要求が明確されていることによって、 一般にベンダーの提案のレベルが1段上がります。

これは身近な例でも分かりやすいのですが、 「何か美味しいお菓子買ってきて」と依頼するよりも、 「ミスドのクリーム系のドーナツを何か買ってきて」と依頼する方が、 あなたの要求に近いもの、満足できるものが得られる可能性が高まるのと同じです。

(もちろん、あなたがミスドのクリーム系のドーナツが好物だとしてですが。。。)

また、私はRFPには予算について明示的に記載することを推奨しているのですが、 予算が明示されることで、ベンダーは全体的にバランスのとれた提案が可能になります。

単純に顧客管理を一元化したいとしても、一元化したデータは、だれが、いつ、どこで登録や参照されるか、 こういったことを盛り込むことで、より適切な提案を望めるはずです。

メリット3.後続の要件定義フェイズの負担・リスクを軽減する

RFPが詳細に書けていれば、書けているほど、 後続のベンダーとともに行うであろう、要件定義フェイズが 楽になります。

RFPの時点で、ある程度要求が整理されているわけですから、 要件定義ではそれをベースにより、効率的・効果的に進めることができるでしょう。

メリット4.ベンダーを適切に評価できる

RFPを提示し、それをもとにした提案書を受け取ることで、 ベンダーの提案力や技術力を評価することが容易になります。

RFPでの要求の一覧と、提案書の提案の一覧を並べることで、 要求が実現できるか、事前に把握することができるでしょう。

もし、自社の望むことを本当に叶えてくれるベンダーであれば、 RFP記載の業務要求から、より適切で具体的な提案が帰ってくるはずです。

例えば、大手だからとか、有名だからといっても、 ベンダーの得意分野は様々ですから、 あくまで、開始しようとしているプロジェクトにマッチした ベンダーを見つけることが成功の近道であるのは、間違いありません。

 さいごに

RFP作成のメリットについて考えてみました。 以上のようにRFP作成には多数のメリットがあるとおもいます。

それではRFP作成のデメリットは何でしょうか? やはり、一つには労力・コストがかかることです。 しっかりしたRFPの作成には、しっかりと社内ヒアリング等の 計画をたて、関係者に時間をとってもらい、計画的に行う必要があります。 また、システム投資になれていない中小・中堅企業の場合は、

いざ、実際RFPを作成しようにも、細かい項目として何を書けばいいか 分からないという会社も多いです。 こういった場合は、外部のコンサルタント会社などを利用するのも十兆です。

(弊社もRFP作成支援は多数実績がございます)

90分で学べるRFPの作り方

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