ITごはん

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新人に教えたい仕事の効率上げる5つの方法

はじめに

いつの間にか桜の季節になりましたね。 この時期になると、自分の社会人一年目なんかを思い出したります。 (今考えれば酷かったな〜)

さてさて、私も以前は新人研修において講師をすることもありました。 「最近の若い子は〜」なんて声も方々で聞きますが、 私の印象では新卒のみんなもやる気があって、素直だと思います。

今日は新人の皆さんに早くできるビジネスマン、ビジネスウーマンになっていただくために、 仕事の効率を上げる5つの方法を紹介します。

①ショートカットキーを覚える

今や、PCを使わない職種というのはほとんどなくなりました。 ただし、PCのスキルには、思ったより差があります。

(ここでいうPCのスキルは、ITスキルというより、一般的なビジネススキルの範囲です。)

覚えてほしいのはまず、OS(Windows/Mac)のショートカットキーです。 例を挙げれば、Ctrl+Z(やり直し)、Ctrl+C(コピー)、Ctrl+V(ペースト)などです。

ただ、注意してほしいのはショートカットキーを全部覚える必要はありません。 よく使うものだけ覚えられれば十分です。

OSのショートカットキーを覚えたら、次はあなたがよく使う、 アプリケーションのWord、Excelなどのショートカットキーを覚えてください。

エンジニアであればEclipseなどのIDE統合開発環境)も使うかもしれませんし、 デザイナーでしたらPhotoShopIllustratorなどのショートカットキーを覚えてください。

ここでも全部覚える必要はありません、よく使うものだけで結構です。

②ネットを賢く使い、ネットに頼らない

インターネットはみんなよく使うと思います。 できるビジネスマンとしては、もう一歩踏み込んでネットを使いこなしましょう。 具体的には、Google検索です。

- 高度な検索
- Google画像検索
- 

そして、逆のことを言いますが、ネットだけの情報で完結しないでください。

- 先輩に聞く
- 書店や図書館で書籍に当たってみる
-

③仕事の方向性を早めに確認する

例えば、あるWebサイトの画面デザインを作らなければいけないとします。 そうして、数日がんばって、力作の画面デザインを仕上げたとします。 そうして、クライアントに提出してみます。

「なんかこういうイメージ・テイストじゃないんだよな」

そうなると、頭にもくるでしょう。なぜ、俺の努力の成果を理解できないんだと。 しかし、改めるべきは仕事の仕方です。

まずは、少しできた段階で、 「こういうテイストで作成していきたいと考えています。いかがでしょうか?」 と確認をすべきです。 とくに、完了まで時間がかかるような作業であれば、なおさらです。

自分の仕事が価値に結びつくように、注意を払うべきは自分です。 周りはそこまで気を配ってはくれません。

④仕事の全体感をもつ

これも上記と関係していますが、 自分の担当している作業が、仕事全体の中でどういった役割をもつか、 また、仕事全体がどれくらいの範囲で、どういったプロセスで進んで行くかを、 常に気をつけてください。

自分が担当した領域をやることがあなたの仕事かもしれません。 ただし、全体感を持っていれば、 手を抜くべきところ、力を入れるべきところが自ずとわかります。 そして、なによりあなたが昇進して、全体を見ることが必要になったときに、 それが役に立つでしょう。

 ⑤まずは手順を覚える、そして手順を正しく理解する

仕事も初めのうちは、自分の作業が何のために役に立つかわからないことも多いです。 また、目的はわかっていたとしても、一つ一つの手順の意味を理解できないこともあります。

そうです。仕事はあなたの理解のスピードに進むわけではないからです。

そのときは、まずはしっかり手順を覚えてください。できれば、ノートなんかにメモってください。 手順は繰り返すためです。 ドラッカーも言ってましたが、仕事の多くは繰り返しにより構成されています。

多くの仕事は全く同じ仕事というのは、あまりないでしょう。 ただし、実際は「繰り返し+α」で構成されています。

そして、ほぼ同時にその手順の意味を理解してください。 これは執拗なまでに理解に努めないと意味がありません。

理解することで、まず、その手順は記憶に定着します。 そして、理解することで、さらに応用することができるようになります。 (応用は上記のαの部分です)

さいごに

全体的に抽象的な話が多くなってしましましたが、 日々の積み重ねは必ず力になります。 努力をいとわない新人の皆さんと一緒に 仕事できることを楽しみに待っています!